Confidentialité et témoins

Qui contacter

Experts Fen-X INC exploite le site Fen-X. Cette politique concerne les renseignements utilisés pour les demandes d’information, les ressources gratuites, les réservations et l’accompagnement.

Pour la protection de tes renseignements, tes contacts sont Jérôme Gravel et Samuel Beaulieu-Cadieux. Écris à info@fen-x.ca pour une question, une demande ou une plainte.

Ce que tu partages et pourquoi

Selon le parcours que tu choisis, les renseignements concernés peuvent comprendre :

• Ton nom, ton courriel et ton téléphone lorsque tu demandes une ressource ou un rendez-vous. Le courriel sert à livrer la ressource demandée; le téléphone sert au contact que tu demandes à l’équipe.
• La ressource demandée et tes choix de communication, pour effectuer la bonne livraison et respecter tes préférences.
• Les réponses au calculateur ou au bilan, pour produire le résultat demandé. Certaines peuvent concerner ta santé et être sensibles. Elles sont transmises au serveur Fen-X pour calculer ton rapport et te l’envoyer par courriel.
• Les renseignements de réservation et tes échanges avec nous, pour préparer la consultation et assurer le suivi convenu.
• Les informations nécessaires à un achat ou à un accès client, selon le service utilisé.

Tes choix et les outils santé

Une demande de ressource, un abonnement marketing et le traitement de réponses de santé ont des objectifs distincts. Lire cette politique ne constitue pas à lui seul un accord à toutes ces utilisations.

Le consentement à l’accompagnement ne vaut pas autorisation générale au traitement de tes données sensibles, au marketing, à l’enregistrement d’une rencontre ou à l’utilisation de ta photo, de ta transformation ou de ton témoignage. Ces finalités nécessitent des choix distincts selon les règles applicables.

Avant de transmettre des réponses sensibles, tu dois recevoir une explication de leur utilisation et pouvoir exprimer un choix clair. Si un renseignement est nécessaire à un résultat ou à un service, les conséquences de ne pas le fournir doivent être expliquées au moment de la demande.

Le calculateur et le bilan produisent des résultats automatisés à partir de tes réponses. Tu peux nous demander des explications sur leur fonctionnement. Leurs résultats ne constituent pas un diagnostic.

Courriels et textos

La livraison d’une ressource demandée et la prospection ont des finalités différentes. Les règles applicables dépendent aussi du contenu du message : ajouter une offre à un courriel de livraison peut le rendre commercial. Un numéro fourni dans un formulaire n’autorise pas à lui seul des textos promotionnels.

Le refus des communications commerciales ne doit pas empêcher la livraison de la ressource demandée. Le formulaire précise les communications proposées et la façon de retirer son accord.

Les échanges avec l’équipe et la livraison du rapport demandé passent par Gmail. Les relances commerciales automatisées par courriel ou par texto du nouveau parcours ne sont pas activées à ce lancement. Aucun renseignement provenant de ces formulaires n’est ajouté à MailerLite ou transmis à Textmagic. Tu peux retirer ton accord aux communications commerciales au moyen du lien de désabonnement ou en écrivant à info@fen-x.ca.

Si tu choisis un suivi commercial par texto, ses modalités, sa fréquence et le moyen de l’arrêter devront être précisés avant ton accord.

Les outils utilisés

Gmail sert aux échanges par courriel et à la livraison des ressources et des rapports demandés. Le rapport du calculateur ou du bilan est donc traité par Google pour son envoi et conservé dans la messagerie. MailerLite est l’outil retenu pour les automatisations de courriels lorsque le parcours et les permissions applicables seront en place. Le parcours de réservation mène à Calendly; les consultations se déroulent sur Zoom. L’accès à la communauté mène à Skool. Textmagic est prévu pour les textos, après obtention des permissions applicables et la mise en service du parcours.

Ces services disposent aussi de leurs propres politiques. Les renseignements transmis à chacun doivent être limités à ce qui est nécessaire à son rôle. Le fait d’utiliser un fournisseur ne retire pas à Fen-X ses responsabilités à l’égard des renseignements qu’elle lui confie.

Les réponses de santé et les scores ne doivent pas alimenter les listes ou les segments publicitaires. Les autorisations nécessaires au suivi de santé doivent être distinctes des permissions marketing.

Témoins et mesure d’audience

Les témoins peuvent servir au fonctionnement du site, à la mesure d’audience ou à la publicité. Leur rôle doit être indiqué séparément; les technologies d’identification, de localisation ou de profilage doivent être expliquées et leurs fonctions désactivées par défaut.

Tes réponses de santé et les scores du bilan ne doivent pas être transmis aux outils publicitaires ni placés dans une adresse de page.

Conservation et protection

Pour gérer ta demande et le contact demandé, le module conserve ton nom, ton courriel, ton téléphone, la ressource demandée, la date et la mention présentée au moment de ta demande. Cette liste est réservée aux administrateurs autorisés. Ces renseignements sont conservés pendant 90 jours à compter de ta dernière demande, puis leur suppression est programmée. Ton inscription à cette liste n’est pas une inscription marketing.

Le module ne conserve pas tes réponses de santé, tes scores ni le rapport généré dans cette liste ou dans sa base de données. Des empreintes techniques non lisibles et l’état de l’envoi sont conservés séparément pour limiter les doublons et les abus, avec une suppression programmée après 24 heures. Ces suppressions peuvent être retardées si les tâches planifiées du site ne fonctionnent pas. Les journaux d’envoi FluentSMTP sont désactivés pour ces demandes. Le rapport envoyé reste dans la messagerie Gmail de Fen-X : l’absence de stockage des réponses dans le module ne signifie donc pas qu’aucune copie du rapport n’existe.

Les livres de recettes et le guide des portions sont des documents généraux accessibles par des liens publics. Les rapports personnalisés ne sont pas publiés à ces adresses et les réponses de santé ne sont pas ajoutées aux liens de redirection.

Les renseignements doivent être conservés pendant la période nécessaire aux objectifs annoncés et aux obligations applicables. Une fois cette période terminée, ils doivent être détruits de façon sécuritaire ou anonymisés selon les règles applicables.

Les accès doivent être limités aux personnes qui en ont besoin pour leur travail. Les mesures de protection doivent tenir compte de la sensibilité des renseignements. Les traces de consentement et de désabonnement servent notamment à respecter tes choix.

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, Fen-X doit aviser avec diligence les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information. Tous les incidents doivent être documentés dans un registre.

Tes demandes et tes droits

Tu peux demander l’accès à tes renseignements, leur correction et, lorsque la loi le prévoit, leur communication dans un format technologique structuré. Tu peux aussi retirer un consentement ou demander la suppression de renseignements, sous réserve des obligations de conservation applicables.

Écris à info@fen-x.ca en précisant ta demande. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire. Les demandes d’accès ou de rectification doivent recevoir une réponse dans les 30 jours de leur réception. Si le retrait d’un consentement empêche un service, nous t’expliquerons les conséquences. Tu peux également t’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Cette politique sera datée lors de sa publication et révisée lorsque les pratiques changent. Une modification du texte ne remplace pas un nouveau consentement lorsqu’il est requis.